Uma lista imensa de tarefas a serem realizadas em pouco tempo: você já deve ter passado por essa situação no seu dia a dia de trabalho. Nossas funções profissionais envolvem realizar várias atividades todos os dias, entregando-as com agilidade e qualidade, mas nem sempre é possível executar tudo o que é necessário dentro do prazo.

O desafio de aumentar a produtividade é comum a todos os mercados e todas as empresas. Buscamos sempre entregar o nosso melhor e, para isso, precisamos ser efetivos na realização de nossas tarefas diárias. Conseguir fazer isso, porém, exige motivação e algumas dicas, que podem funcionar para que você consiga aprimorar seu trabalho e se tornar gestor do seu próprio tempo.

1 – Faça anotações sempre que possível

Contar com a memória nem sempre é uma boa ideia. No dia a dia de trabalho, recebemos milhares de informações, que precisam ser processadas e organizadas por nosso cérebro. É uma missão muito difícil, ainda mais nos tempos atuais, em que a quantidade de dados produzidos a cada minuto é infinita. Para te ajudar a organizar melhor suas tarefas e aumentar sua produtividade, uma dica importante é anotar tudo o que for possível. Tenha uma agenda ou um bloco de notas no computador, e elenque as atividades que precisam ser cumpridas e qual o prazo de cada uma delas.

2 – Defina as prioridades do seu dia

Com tudo anotado, você conseguirá dimensionar melhor a quantidade de tarefas que precisam ser realizadas naquele dia ou naquela semana. O segundo passo é definir a relevância e a urgência de cada uma. Os critérios de prioridade podem variar, mas é essencial que você faça uma análise de cada atividade para definir qual o seu nível de importância e em quanto tempo ela precisa estar finalizada. Definindo a prioridade de cada uma, você vai ser capaz de ordenar as mais relevantes, dando atenção imediata àquela que for mais importante naquele momento.

3 – Crie ferramentas para manter o foco

A procrastinação é a inimiga número 1 da eficiência. Adiar um trabalho ou ficar olhando para a tela sem ter rendimento não vão te ajudar a entregar o resultado necessário. Para chegar ao fim de uma tarefa de forma produtiva, é fundamental ter foco. Mantê-lo, entretanto, é um grande desafio, enfrentado pela grande maioria das pessoas. Para ajudá-las, existem métodos testados que facilitam a concentração. Um exemplo é a Técnica de Pomodoro: o método te ensina a dividir o tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho, intercalados com pausas de 5 minutos, sendo que a cada 2 horas trabalhadas, o intervalo passa a ser de meia hora. A técnica é muito utilizada e ajuda a definir o tempo dedicado a cada tarefa.

4 – Aprenda a delegar tarefas

Ser produtivo não significa necessariamente realizar todas as suas funções sozinho. Equipes são formadas para que um ajude o outro a complementar suas habilidades e a chegar a resultados satisfatórios de forma mais rápida e mais eficiente. Conte com seu time para aumentar a produtividade e delegue tarefas. Dividir as atividades entre mais pessoas pode ser uma boa forma de motivar um resultado em conjunto e favorecer o foco e a eficiência de cada um, além de reduzir a carga de trabalho individual.

5 – Determine pequenas recompensas a cada atividade finalizada

Assim como no método Pomodoro, outras técnicas também se baseiam na compensação de um trabalho bem feito. Criar recompensas, porém, não precisa ser algo utilizado só em técnicas já definidas, mas é algo que pode ser feito por você mesmo, no formato que funcionar melhor para seu cérebro. Se você costuma caminhar pelo escritório, por exemplo, pode determinar uma meta de trabalho que precisa ser realizado até você poder fazer isso novamente. O mesmo vale para pequenos lanches ao longo da tarde ou mesmo uma pausa para o café. Negocie com você mesmo e determine até onde você precisa chegar naquela tarefa para poder fazer algo que goste. Ideias assim educam o cérebro e favorecem o aumento da produtividade no dia a dia.

E você, é gestor do seu próprio tempo? Como é sua relação com o relógio e com as cobranças e pressões da rotina de trabalho? Siga aplicando dicas como essas, sentindo suas próprias necessidades e experimentando métodos diferentes, e aumente cada vez mais sua capacidade e sua produtividade.[:]